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企业邮局发展初期，主要是有实力的大单位自建邮局系统为主，后来，随着专业外包邮局提供商的出现，采用外包邮件服务逐渐成为广大单位的，主要原因是：
一. 自建邮局系统费用比外包邮局费用高
麻雀虽小，五脏俱全；自建邮局系统无论是放在自己的机放房还是托管，都需要以下费用：
综上，即使自建邮局系统都选用的低档设备和服务，其一次性投入都需要以十万为单位，每年的使用费用还需要几万元，人工运维成本还没有计算。(而这样的邮局系统的品质还非常低，数据安全性也得不到保证)
二．自建系统的品质远低于外包邮局护队伍，否则，其性能和外包邮局根本无法相比：
1、自建邮局的设备和外包邮局远不是一个档次；自建邮局在服务器设备和机房环境的性能很低，比不上运营近20年五星级的电信级机房。
2、自建邮局的安全性太弱，病毒邮件横行，随时都有数据崩溃的隐患；而外包邮局一般都有专业级防火墙，入侵检测，流量检测，备份系统等等多种安全手段；
3、自建邮局反垃圾，防病毒只是初级水平，根本无法做到深度的反垃圾，实现不了实质的拦截；外包邮局服务商除了购买专业级的反垃圾网关以外，一般都有自己开发独特的反垃圾系统来达到进一步的反垃圾水平。
4、自建邮局对运营商的互联互通问题束手无策，南北互通问题尤其显著；
5、自建邮局和国际国内的邮局服务商及管理机构的协调能力相当弱；
6、自建邮局的维护队伍及时处理故障的能力弱，企业没法实现全天候运维；外包邮局服务商实现7*24*365的运维服务，响应时间为5分钟，随时随地提供售后服务。
三．自建系统维护工作量大，风险高
自建邮局系统，对于管理员来说增加了很大的工作量，他要面对：
1、硬件故障：
普通服务器具有单点故障，无论是从CPU、内存、总线、控制器、硬盘、网卡等都
具有单点故障，任何一个部分出现问题就会产生系统故障，都需要人力的大量投入，并且造成服务的中断（这点对于邮件系统来说是致命的）。而专业的外包邮件服务商比如网易的企业邮件平台采用全集群、多层次、全冗余的无单点故障设计，可以为每个用户提供稳定、安全、的服务。
2、操作系统故障：
操作系统作为一个应用系统的基本平台，也是需要耗费大量的人力去处理的。操作
系统需要定期不停的补丁，包括windows系统、Linux系统都需要用户不断的关注操作系统网站的更新通告，并且不停的打一些补丁，从而保证系统更安全。打补丁会有两个风险，首先一旦一个被公告的补丁忘了打了，就等于在系统上开了一个大家都知道的口子，让人可以随时入侵，其次打补丁的时候机器需要重新启动，造成了邮件服务的中断，对邮件系统来首是不利的。而外包邮局运营商一般采用多服务器集群系统，可以一个一个服务器的打补丁，有效规避了打补丁重启对邮件系统造成的中断。
3、托管环境故障：
无论如何完共享托管环境中，都会遭受到一些意想不到的故障。包括网络连通
性的故障、电力和空调的故障、同组机器受攻击产生的流量阻塞故障、本机器受DDOS等类似攻击而产生的故障。上述任何故障的实现，都不是企业自身能够独立解决的，需要协调托管方，乃至于电信方协调解决。作为一个非专业邮商企业，这种协调力量显而易见。
4、带宽环境故障：
和托管环境类似，企业对带宽的控制能力也非常弱，也受到带宽环境的限制。而如
果做冗余的带宽，则需要企业付出更高的成本。
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