IFS认证辅导审核后成果之报告编制与证书发放要求详解

第四部分报告，IFS 软件以及 IFS 数据库
1 介绍
在 IFS Food 审核完成后，要形成一份详细且结构合理的审核报告。报告的语言应为企业的工作语言。在被认证机构确定的某些特殊情况下，当零售商或采购方的母语与企业的工作语言不同，则要准备英文版本的报告。如果报告用英语以外的其他语言撰写，则公司简介，必填信息表的总体摘要和审核范围应翻译为英语。
注释：对于任何结合审核（IFS 食品/ IFS 贸易商或 IFS 食品/ IFS 物流），应撰写两（2）个单独的报告，并应发布两（2）个单独的证书并将其上传到 IFS 数据库中。
IFS 食品的审核报告应按以下格式准备：
• 审核概述（第四部分2.1章节）
• 主要内容（第四部分2.2章节）。
2 报告
2.1 IFS 审核报告的低要求：审核概述
首页
IFS 审核报告的首页应包括：
• 认证机构的名称和/或标志，地址
• IFS 食品标准标志
• 被审核场所的名称和卫生注册号（如适用）
• 与审核中涉及的场所相关的 GS1 GLN（全球位置编号）。若场所位于欧洲经济区（EEA）、英国以及与欧盟签订双边协议并被视为融入EEA的国家，如瑞士，这个编号是强制性的。
• 审核日期
• 通知审核或非通知审核的状态
• 认证机构的认可详情。
审核概述
IFS 报告的审核概览应包括以下强制性信息：
• 审核详情
• 主任审核员、评审员（技术报告评审负责人）、审核组成员、实习生和见证审核员（如适用）的姓名
• 审核日期（如果是跟踪审核，还应注明跟踪审核的日期）
• 审核时间（每个审核日的开始和结束时间）
• 上次的审核日期（每个审核日的开始和结束时间）
• 执行上次审核的认证机构和审核员的名称
• 被审核场所的名称和地址
• 公司名称和地址（或总部/中央管理机构）
• IFS 数据库中定义的 COID（IFS 标识码号码）
• 紧急联系人的详细信息（如召回）：至少有姓名、电子邮件和电话号码
• 标准版本号。
• 审核范围
• 工艺和产品的详细描述
• 产品范围和技术范围的代码/编号。
• 额外信息
• 排除的描述（如适用）
• 部分外程的描述（解释，分包商的数量，描述包括名称，地址和认证状态，COID），如果适用
• 分散架构（如适用）和外仓的描述（位置）：
· 如果获得 IFS 物流认证，提供 COID编号。
• 多场所的描述，如适用，参见部分2.2.2章节。
• 终审核结果
• 终的审核结果，包括等级和百分比（如果是跟踪审核，则详细说明已经进行了跟踪审核，并且主要符合问题已经解决）
• 进行换证审核的时间段，或者是非通知的审核。
• 关于不符合项的观察（评分为D的KO 项和主要不符合项）
  在进行跟踪审核时，应对已解决的重大不合格问题要求进行补充说明。
• 关于纠正和纠正措施的跟进解释
  对先前审核的纠正和纠正措施的描述（无论是持续有效地执行还是没有执行）。
• 企业简介
  企业简介要求提供关于企业架构和活动的强制性信息，分为两个标准化部分：企业数据和审核数据。这样可以让读者对企业的架构、组织、生产、过程等有一个清晰的了解。除了必需的强制性信息外，审核员还可以为每个部分添加更多的信息。
企业简介中包含必要的信息，应翻译成英文。
2.2 IFS 审核报告的低要求：主要内容
IFS 审核报告的主要内容结构如下：
• 以表格形式对所有章节进行总结性概述，列出审核的每个章节的得分，及每个章节的结果（百分比）。
• 摘要：具体 IFS 食品审核要求必填条款的表格。对这些必填条款，即使在评分为 A 的情况下，审核员也应提供额外的理由和/或进一步的背景信息。即使被审核的场所几乎满足了所有 IFS 食品标准的要求，这也将使报告更有意义和更具描述性，并为每个用户/阅读者增加价值。包括必填内容的汇总表应翻译为英文。
• 列出每一章每个条款的所有已识别的偏离和不符合项。
• 审核为“N/A（不适用）”的所有条款的列表（包括说明）。
• 详细的审核报告（检查表）。
• 审核报告的附件，包括：
• 审核参与者清单：审核过程中在场的关键人员清单。
• IFS 规则提醒：有关产品和技术范围的表格，加工步骤的说明，IFS 评分系统和颁发证书的状况。
2.3 行动计划
对于每个审核要求，IFS 审核员均应在行动计划中以规定的格式描述和解释所有已发现的偏离和不符合项（评分为D的KO 项和主要不符合项）。有关更多信息，另请参见部分4章节。
2.4 IFS 证书的低要求
成功完成 IFS Food 审核流程后，认证机构会颁发认证证书。为了使证书获得国际认可和易于理解，认证机构颁发的 IFS 证书应至少包含以下信息：
• 认证机构的名称和/或标志，地址
• 认可机构的名称和/或标志（按照认可机构的规定使用）以及注册编号
• 被审核场所的名称和地址
• IFS 数据库中确定的 COID (IFS 识别编号)
• 卫生注册号（适用时）
• 与审核期间已覆盖的场所相关的 GS1 GLN 编码（包括场外仓库（如适用））
• 如果是多地点生产场所：场所的总部/中央管理机构的名称（如适用）
• 审核范围的描述应翻译为英文
• 过程和产品的描述
• 产品和技术范围的名称和编号
• 如果是部分外包的过程，则增加以下语句：“除了自己生产，企业还外包了部分过程”
• 产品排除说明，如适用
• 在拥有额外的贸易商活动的情况下：通过以下语句描述认证状态：“企业有自己的贸易/物流活动，是/不是 IFS 贸易和/或 IFS 物流/其他 GFSI认可标准认证”。
• 达到的水平
• 审核得分百分比
• 上次非通知审核日期（审核的后一天）。如果尚未对相应的 COID 进行非通知的 IFS 食品审核，则证书应注明以下内容：“上次非通知审核：不适用”。
• 如果审核是非通知的，可以通过在IFS 食品标志附近添加星号符号来表示“星级状态”。
• 审核日期和时间
• 相关的跟踪审核日期
• 下次审核时间段（换证审核），如果是非通知应做出说明
• 发证日期
• 证书有效期限（证书有效期每年应保持一致，如部分所述）
• 认证机构负责人的姓名和签名
• 签字地点和日期
• 现行 IFS 食品标准标志
• 带有 IFS 网站验证链接的二维码。
注释：IFS 软件包含一份基本的证书内容格式，按照 ISO/IEC 17065:2012标准认可的各 IFS 认证机构可以按照强制的内容要求设计自己的证书格式。
2.4.1 IFS 证书上的二维码
通过IFS 软件生成证书二维码
通过IFS 软件导出证书时，会自动生成二维码。二维码包含指向 IFS 网站的公共链接，该链接可验证证书的真实性。
在不使用 IFS 软件的情况下创建证书的二维码
对于不使用IFS 软件生成证书的认证机构，IFS 数据库中有一个区域可以下载相应 COID 的二维码。
在 IFS 食品证书上的位置
二维码应位于IFS 食品证书的右上角或底部，并且应具有适合扫描的大小。