免费OA虽好·选择需谨慎

　　免费OA虽好·选择需谨慎

　　如今，免费协同OA办公系统在企业中的应用已经非常普及，毕竟免费的产品对于企业来说更具备资金上的吸引力。免费协同OA办公系统的应用相对比较简单，但要想真正用好也是需要技巧的，这里面涉及到很多方面的因素，需要更完善的保障，包括产品、实施、服务、项目管理、管理者等等。如果免费OA系统在某些方面存在严重缺陷，那么是很难在后期修正的，也很难用好。 目前市场上二、三线的免费OA系统通常存在一些很典型的缺陷，总结起来大致有五大缺陷：

　　1、功能不细致

　　很多免费OA办公系统求全不求细，只堆砌功能，但功能细节和深度上缺乏内涵，导致实际效大打折扣。比如发送通知时没有通知邮件功能和员工反馈功能，工作流不支持智能判断和自动跳转，没有工作计划和工作日志功能，对于单位合同和车辆管理也是空白。

　　建议：

　　在选择OA办公系统的时候，应该根据企业日常管理所用到的功能模块作为重点参考， 例如：邮件功能，可以内外网同时发送;工作流功能，可以自行设计流程和模板，启动数据源;工作日程和工作计划;低值易耗品模块;车辆预约模块;人力资源管 理;考勤模块;单位文件合同管理模块;通知公告;工作联络单等等，让OA的影响更加深化至企业内部。

　　2、使用不方便

　　很多免费OA系统的设计没有充分考虑用户的使用习惯，界面混乱，菜单晦涩，操作繁琐，界面不友好导致使用起来有一定操作障碍。这样的系统不但没有降低员工的工作压力，反而增加负担，导致员工抵触，很难在企业内推广使用。免费OA系统的易用性是厂商和用户都必须重视的问题，它包括三个方面：易实施、易使用、易维护，三者缺一不可。

　　3、工作流不适用

　　工作流是OA系统应用的核心，这个功能不好用，那么免费OA就“残疾”了一大半。免费OA系统(的工作流已经发生了巨大的变化，并非流程审批那么简单，而是可以用于复杂的业务流程管理。 同时在流程管理的机动性、整合性方面向用户完全开放，能够提供可操纵的图形化设计界面，让用户自己就可以轻松自定义创建和维护各种流程、表单。

　　4、系统不开放

　　这个问题在近几年内非常突出，有的免费OA系统开放性很差，不能全面的实现数据整合，包括系统内部的数据整合，以及多系统间的数据媾合，也不能响应用户需求的变化而灵活、廉价的二次开发，结果越用越别扭，越用越萎缩。

　　由于开放性属于免费OA系统的核心技术，贯穿了免费OA系统的底层设计、系统架构和逻辑层面，基本上是无法在后期改进的，只能是启用或更换新的系统。 说起开放性，市面上部分免费OA办公系统的开放性真的很不错(详情资讯OA之家)。用户只需要下载一键安装包进行一键安装就可以马上使用，而且用户所看到的所有功能都是免费使用的。

　　5、服务跟不上

　　的免费OA系统具有很强的易用性，如果用户只使用基本功能，那么对厂商服务并不是很依赖。但如果用户产生了一些比较复杂的新需求，如大规模的系统调整或二次开发，那么就需要厂商提供及时、有效的服务了。这时候一些产品的服务就跟不上了，如不能 及时响应需求，不能及时解决问题，不能远程技术支持，服务成本高昂等等。 需要注意的是，有的厂商看似具备强大的服务体系和能力，但是服务成本高昂，这也会让用户不堪重负，甚至不敢找厂商提供服务。

　　对于很多创新企业来说，免费OA是个不错的选择，至少在OA入门中无视了经济上的负担，那么随着OA使用经验的累积，定能让企业找到更好的企业管理出路。免费OA虽好·选择需谨慎，但随着企业的发展，免费和收费也许不是必然的选择，因为成本付出多少固然重要，但收获多少才更重要!

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